”Viktigt att hitta någon med framåttänk som gillar utveckling”

Adolf Lindgrens stiftelse brukade lita på handunderskrifter på papper. Nu har de gjort en lyckad resan till ett säkert digitalt ansökningssystem och en mobil styrelse. Ewa-Marie Bengtsson berättar om deras fascinerande digitalisering i en intervju.

”Viktigt att hitta någon med framåttänk som gillar utveckling”

Ewa-Marie börjar med att berätta hur deras verksamhet såg ut före digitaliseringen och vad som gjorde dem intresserade av att digitalisera styrelsearbetet och inlämningen av ansökningar. En stor del av arbetstiden togs upp av att kopiera mängder av papper som sedan skickades med vanlig post till styrelsen. Styrelsemedlemmarna sitter med i era styrelsen och bar därför runt på mycket papper – papper som skrevs ut bara för att förstöras så fort de blivit lästa.

– Detta fick mig att tänka på vilken otrolig miljöförstöring det egentligen är; jag brukar inte tänka på det men här blev det sådana uppenbara mängder, säger Ewa-Marie och fortsätter sedan:

– Vi hade även våra ansökningsblanketter på papper som ledde till en del frustration. Ansökningarna kunde vara felaktiga och innehålla uppgifter som vi inte ville ha. Så – först såg vi behovet i styrelsen och sedan för ansökningarna. Det ena gav det andra i den här processen. Ewa-Marie fortsätter berätta om upptäckten av surfplattan och möjligheten till en digital styrelse.

– Jag gillar de nya mobiltelefonerna och jag köpte en iPad när de kom. De gör att jag inte behöver sitta på ett kansli för att jobba. Jag var till exempel i Australien och om något behövde ordnas så kunde jag koppla upp mig och fixa det där med min iPad. När iPad kom in i min värld så tänkte jag att det måste gå att digitalisera styrelsehandlingarna så att de kan läsas digitalt. Jag visste inte vad jag skulle göra med mina tankar men, tänkte jag, någon måste kunna hjälpa mig med det här. Det var starten. När Adolf Lindgrens stiftelse väl började leta efter hjälp med digitaliseringen var det viktigt för stiftelsen att hitta en seriös leverantör som kände till deras situation. De hörde talas om SBS Manager™ via Sparbanksstiftelsen Nya. Ewa-Marie betonar vikten av att hitta ett system de kunde lita på, inte ett litet system som skulle kräva stora insatser från deras sida för att få det som de önskade.

– Det var också viktigt att hitta någon med framåttänk och som gillar utveckling. Idag är jag så glad över utvecklingen vi gjort. Det känns så bra att vara med på tåget, ja, jag är jätteglad.

Och när ni nu är med på tåget, vad är då största skillnaden mellan pappersarbetet och SBS Manager™?

– Det är så många saker, jag kan nog inte säga en, säger Ewa-Marie glatt. Hon säger att det är hanterbart på ett helt annat sätt och nämner säkerhetsnivån som en stor skillnad. I och med att de får de uppgifter de efterfrågat, varken mer eller mindre, i ansökningarna beskriver Ewa-Marie det hela som arbetsbesparande. Hon berättar även att de kommer digitalisera sitt stipendieflöde med ca 1 200 ansökningar och det är tydligt att hon ser fram emot det.

– Nu klickar jag och där finns allt! Jag behöver inte hålla på med gemen och kuverten.

Har du någon favoritfunktion i det digitala ansökningssystemet?
– Jag har så många! En favorit måste nog vara hur jag kan läsa hela ansökan; att bara klicka, läsa och få fram allt på en gång. Ewa-Marie tar också upp möjligheten att skicka meddelande och e-post till sökande direkt i systemet utan att behöva leta kontaktuppgifter som en favorit, och att allting känns tillgängligt så enkelt.

– Jag tycker verkligen att allt är bra och att ha allt samlat är en verkligen en stor fördel.

Du låter som en riktigt nöjd användare, känns det något du saknar i ansökningssystemet?
Ewa-Marie berättar att de önskar kunna betala ut till de som får pengar direkt från systemet. – Men det kan bli så i framtiden. Vi har pratat om hur vi ska lösa det. I Adolf Lindgrens stiftelse är det naturligtvis er än Ewa-Marie som fått ett digitalt ansökningssystem att arbeta i. Ewa-Marie berättar att det gått bra att befästa det digitala i organisationen. Hon har skrivit instruktioner till styrelsemedlemmarna om hur de kan arbeta på en iPad. Sedan kan de som vill arbeta med papper fortfarande välja att skriva ut men det är stor skillnad på hur mycket papper som kopieras jämfört med tidigare

När mina frågor tagit slut passar Ewa-Marie på att ge oss och SBS Manager™ ännu er lovord.
– Helheten har gett så mycket till oss. Vi sa senast idag vilken tur det är att vi valde SBS manager™. Det ena har gett det andra. När vi började med att digitalisera styrelsen visste vi inte ens att vi behövde digitala ansökningar. Vi hade sådana krav på bilagor, original och namnunderskrifter och vi såg inte att det skulle gå att ordna. Vi behövde handunderskriften för att veta att det var rätt ansökan när det ska betalas ut pengar. Men det är nog lättare att förfalska ett papper än att skapa konto digitalt så som det fungerar i SBS Manager™. Nu har vi också e-legitimation för att hämta och lägga till vissa bilagor så det är inte så lätt att förfalska. Man har börjat tänka om när det gäller det här, man måste tänka om, och det har inte varit några bekymmer. Inga bekymmer, effektivitet och säkerhet samt lite lycka.

Tack Adolf Lindgrens stiftelse för ert förtroende!