Utmaning
Att kartlägga den faktiska processen och översätta den till SBS Manager och samtidigt synkronisera den med styrgruppens vision och direktiv var en av de stora utmaningarna i uppdraget. I organisationen finns många informationsägare, en vetenskaplig och organisationsstyrd vilja och en önskan att ge alla berörda parter pedagogiska verktyg. Det innefattar allt ifrån attesterande chefer, kontraktsskrivande parter, granskare, handläggare och beslutsfattare. Nyckeln till en sammanhållen process låg i att hitta samverkan och harmoni mellan dessa och få in sakerna i rätt skede i processen.
– Vi använde sedan länge en plattform som anpassats väldigt mycket efter oss, så pass länge att den inte längre gick att uppdatera. Vi hade en teknisk skuld och behövde därför ett system som var mer standard än egenbyggt. Vi ville även att allt arbete skulle ske digitalt, från inlämning av ansökningarna till att granskarna bedömde dem, berättar Åsa Quist IT-samordnare på Cancerfonden.
Målet var att bygga en obruten och juridiskt hållbar kedja från ansökan till att pengarna sitter på kontot hos mottagaren – allt heldigitalt och utan att några papper behöver byta ägare.
Lösning
SBS Manager har utvecklats till att kunna hantera en process med hög komplexitet. Till detta har försystem och integration mot efterföljande system byggts för att nå upp till den efterfrågade obrutna kedjan. En stor del av lösningen har bestått av att man i samarbete mellan leverantör och beställare arbetat fram nya processer som alla parter i kedjan accepterat, inte minst kring de komplexa granskningsprocesserna
– På sätt och vis kan man säga att vi blev tvungna att ändra rutiner, men det förändrade arbetssättet och den nya processen gör att vi är effektivare överlag. Vi behövde tänka nytt då vi valde att anpassa oss till systemet. Det krävdes interna förändringar och nya tankesätt, säger Annina Graan som är produktägare hos Cancerfonden.
Det har också krävts att externa parter såsom rekvirerande personer, organisationer och kontraktsparter har börjat jobba digitalt, till skillnad från förut. Detta ger ökad säkerhet, bättre spårbarhet och ett dokumenterat arbetssätt som är framtidssäkrat.
Resultat
SBS Manager har under det första verksamhetsåret hanterat cirka 750 nya ansökningar. Hundra granskare har arbetat i systemet med mycket gott resultat – väldigt lite support har efter den första inkörningsperioden behövts vilket ger ett gott betyg till systemet.
– Systemet har moderna funktioner och arbetet blir så mycket enklare tack vare signering med BankID. Vi behöver inte göra några extra kontroller för granskarna utan allt sköts digitalt. Processen har blivit mer effektiv och det är många mellansteg som vi slipper. Vi kan följa flödet och behöver inte spara något analogt utan allt finns i systemet och vi har tillgång till det på ett smidigt sätt. Vi kan redan se fördelar med digitaliseringen och processen i stort, sammanfattar Annina Graan resultatet.
Läs mer om Cancerfondens viktiga arbete och hur ni kan stötta dem på www.cancerfonden.se.