Svenska Skolan i London – digitaliseringen har för oss varit en trovärdighetsfråga

– Att vi idag kan erbjuda en modern och lättillgänglig ansökningsprocess är förstås mycket positivt för verksamheten, men framför allt en trovärdighetsfråga gentemot våra kunder, säger Svenska skolans i Londons biträdande rektor Jenny Abrahamsson.

Berätta om ert behov av digitalisering som ledde till investeringen i SBS Manager?

– Vi är en liten organisation som behöver använda våra resurser så effektivt som möjligt. Det innebär att minimera manuella processer och tidskrävande arbeten. Samtidigt måste vi möta de krav vi har på oss, både från kunder och myndigheter. Genom digitaliseringen och anskaffandet av SBS Manager har vår verksamhet effektiviserats och kvalitetförbättrats inom flera områden.

• Resursbesparing – genom att undvika manuella processer.
• Rättssäkerhet – en digital ansökningsprocess ger bättre kontroll och säkerhet.
• Effektivisering – besparing av tid och resurser i samband med ansökningar och urval. Säkrare register och dokumenthantering.
• Nöjdare kunder – genom att vara en del av det digitaliserade samhället möts förväntningar från ”kunder” om en god service och lättillgänglighet.

Hur såg er situation ut innan ni införde digitala lösningen SBS Manager?

– Vi har haft olika lösningar med manuella ansökningsprocesser, först via traditionell post och därefter e-post (med bifogade dokument och blanketter). Vi har även provat ett enkelt digitalt system som inte fungerade. Situationen var till slut ohållbar; det var svårt att återfinna dokument och att få en överblick. Det krävde mycket tid och resurser. Ansökningsprocessen innehåller många faktadelar då eleverna ofta inackorderas och vårdnadshavare behöver involveras i processen. Vi började titta på alternativa lösningar och kom då i kontakt med digiPlant och ansökningssystemet SBS Manager.

Beskriv samarbetet med digPlant och introduktionen av SBS Manager?

– Det har fungerat mycket bra. Vi har periodvis haft ett mycket nära samarbete med digiPlant, särskilt under inlednings- och uppbyggnadsfasen då det krävdes en hel del telefon- och mailkontakt samt möten på skolan i London. Därefter fick vi gå en kurs i hur administrativa funktionen av systemet fungerade. Sedan dess har vi knappt haft något behov av att kontakta supporten för hjälp med tekniska frågor. Systemet är mycket enkelt och går snabbt att lära sig.

Hur såg processen och tidsplanen ut från att ni identifierade ett problem till att lösningen var på plats?

– Vår process och tidsplan började mars/april 2016.  Vi gjorde en utvärdering av ansökningsprocessen (HT15/VT16), och kartlade de problem vi upplevde. Efter en tids letande efter lämpliga system, kom vi i kontakt med digiPlant vilket sedermera ledde fram till ett avtal och det system vi använder idag. Vid årsskiftet 2016/2017 började vi konstruera systemet och påbörjade implementeringen. I slutet av januari 2017 öppnades sedan ansökningssystemet för sökande elever.

Vad var de största utmaningarna på vägen?

– Det första var att hitta ett stabilt och trovärdigt företag med ett system som uppfyllde våra krav och behov inom ramen för vår budget. Sedan har det också varit utmanande att frigöra tid för att leverera de uppgifter som digiPlant behövde samtidigt som ordinarie verksamhet skulle bedrivas. Rent praktiskt var det också en utmaning att komma fram till formulär/funktioner som ger oss den information vi behöver och i rätt format.

Hur har SBS Manager förbättrat er verksamhet?

– Idag kan jag själv samordna ansökningsprocessen och på ett enkelt sätt dela information till de personer som är en del av urvalsprocessen. Vi har tillgång till all information som behövs för mig, administratörer och vår ekonomiavdelning. Det är enklare att sätta tydliga deadlines i systemet eftersom det är mer tydligt hur lång tid som krävs för de olika momenten. Enbart under antagnings- och urvalsprocessen har vi sparat cirka 200 arbetstimmar.

Vad är de största kvalitativa och kvantitativa vinsterna med SBS Manager?

– Redan första året ser vi att effektiviseringen gett resultat. Den insparade personalkostnaden mer eller mindre täckte kostnaden för SBS Manager. Vi räknar därför med positiva siffror reda nästa år. Genom SBS Manager har vi skapat en trygghet kring vår ansökningsprocess som är väldigt viktig, inte minst eftersom vi måste ta hänsyn myndighetsbeslut. Det är betydligt smidigare för de sökande att få en översikt över vad vi efterfrågar. De kan också se att deras ansökning är inskickad och får bekräftelse på detta. SBS Manager™ sköter dessutom automatiskt om personuppgiftshanteringen i ansökningar som inte beviljas och därmed inte längre är av vikt för organisationen. Vi upplever mindre stress. I stort har det påverkat arbetsmiljön positivt. Vi vet också att vi har support om det uppstår problem. Digitaliseringen har också varit en viktig trovärdighetsfråga för skolan (och vårt varumärke) gentemot våra ”kunder”/elever och föräldrar som har höga krav på skolan; att vi är en professionell och trovärdig organisation.

Några fler konkreta förbättringar i den dagliga verksamheten?

– Det finns flera tydliga förbättringar som underlättar för oss i det dagliga arbetet:

• Vi har hela tiden en aktuell antagningsstatistik tillgängligt (antal sökande till varje program) vilket kan hjälpa oss att anpassa vår marknadsföring.
• Det är lättare att rapportera till huvudmannen.
• Det är en tidsbesparing för vår CFO och vid fakturering har vi korrekta kontaktuppgifter.
• Det är möjligt att ha ett fungerande kösystem efter avslutad antagning som inte kräver någon personalinsats för att upprätthålla.

Vad har varit extra lärorikt på vägen under digitaliseringsresan som kan vara till nytta för verksamhetens fortsatta utvecklingsarbete?

– Det har varit väldigt ”nyttigt” för oss att sätta oss ner och analysera hur vår antagningsprocess var uppbyggd och samtidigt kunna utveckla processen för att möta verksamhetens behov. Vår slutats är att vi kontinuerligt skulle behöva utvärdera våra nyckelprocesser på ett liknande sätt. Detta för att säkerställa att de ständigt är aktuella och utformade på ett sätt som ger oss den information och den struktur vi bör ha för att arbeta på ett optimalt sätt.