Digital blankett – fem fördelar och några goda råd

För mottagaren är en rätt utformad digital blankett en genväg till smidig administration. Med digitala blanketter kan du säkra kvaliteten på datan på ett helt annat sätt än med vanliga pappersblanketter. Genom att styra innehållet minimerar du antalet felaktiga eller inkompletta svar och sparar tid som annars går åt till att begära kompletteringar. Om du dessutom utformar blankettens frågor och instruktioner med omsorg kommer den att upplevas som pedagogisk och användarvänlig. Det hjälper dig att minimera behovet av support och att bidrar till blanketter som påbörjas i högre utsträckning också lämnas in.

Realtidsuppslag mot register

Realtidsuppslag, det vill säga möjligheten att koppla in en en tjänst som gör uppslag i register för exempelvis kreditkontroller och folkbokföring samtidigt som man fyller i sina uppgifter, är också en funktion som gynnar både den ifyllande och mottagande parten. Den lämnade informationen säkerställs och för den som fyller i blanketten blir det färre fält att själv fylla i.

Tydliga formuleringar

Några andra enkla tips som vi brukar ge våra kunder som själva utformar sina blanketter är att tänka igenom alla frågeformuleringar noga. Om det finns risk för att man kan tolka frågan på flera sätt är det lika bra att skriva om den eller förtydliga instruktionen redan från början för att undvika svar som behöver kompletteras. Det bör också vara tydligt om exempelvis en kryssfråga kan besvaras med flera alternativ eller bara ett. Likaså maxstorlek på bilagor, godkända eller inte godkända tecken och hur ett personnummer måste anges. Självklarheter för många, men baserat på forskning inom området och även vad vi själva sett i vår egen support, så är avsaknad av tydlighet ett hinder för en smidig inlämning.

Kommunicera med färger och fält

En logisk uppställning av blankettens innehåll underlättar för den som fyller i den. Det blir enklare att strukturera och formulera sina svar.  Användarvänligheten höjs ytterligare med funktioner som exempelvis döljer eller visar blankettens fält beroende på tidigare svar. Den sökande ser då bara de fält som är aktuella att faktiskt fylla i. Likaså är det en effektiv och enkel funktion att låta olika färger signalera om fälten är korrekt ifyllda eller ej. Det förstärker känslan av en tydlig kommunikation som är så viktigt för användarvänligheten. 

Vill du veta mer om hur du kan använda digitala blanketter i ansökningssystemet SBS Manager™? Kontakta vår Sales Manager Jonas Karlberg så berättar han mer.