Ofta finns det några som driver digitaliseringen framåt medan andra känner ett större motstånd och upplever att förändringen är något av ett tvång. Vi har mött både entusiaster och skeptiker och kan kosta på oss att dra slutsatsen att i princip alla digitaliseringar blir bra i slutändan. Efter att ha deltagit i många övergångar från pappershantering till digitala system vill vi dela med oss av de tips vi samlat på oss om hur du som står i startgroparna i den digitala resan kan göra för att få den så smidig som möjligt.
- Involvera hela organisationen inför digitaliseringen. Diskutera för- och nackdelar, problematisera och framför kommentarer och tankar till leverantören. En bra leverantör kan möta era frågor och dessutom använda dem konstruktivt som vägledning för hur ni vill att ert system ska utvecklas och anpassas.
- Tänk framtidssäkring och ett steg längre. Det kan kännas tryggt att börja utvecklingen småskaligt men se till att din leverantör har kompetensen för större lösningar. Framtiden innebär sannolikt mer omfattande digitaliseringar så att våga visionera om kommande steg för er organisation är ett smart drag.
- Välj en leverantör som har erfarenhet av tidigare liknande lösningar. Att leverantören förstår er verksamhet och kan prata samma språk gör det lättare för er att få precis det ni vill ha.
- Gör matteläxan – ta fram en ekonomisk beräkning som tydliggör vad din investering faktiskt tillför. Det gör det enklare att motivera en uppstartskostnad i organisationen när man enkelt kan se hur snabbt den betalar sig själv.
- Hitta standarder och fundera över minsta gemensamma nämnare. En digitaliserad lösning är distinkt och för att optimera ansökningsflöden och blanketter är det bra om kravställningarna är genomtänka. Det förenklar både för er och era användare.
- Avdramatisera digitaliseringen och översätt den i praktiska termer. För den som är van att arbeta med pappersansökningar kan det bli logiskt att gå igenom ett nytt system med tydliga kopplingar till hur arbetssättet sett ut innan. Det fysiska skrivbordet hamnar på en skärm, de olika korgarna läggs i en meny och ansökningsfaserna i en rullist. Vad är egentligen lättast – att leta igenom flera hundra pappersansökningar eller göra en snabb sökning?
- Planera in tid för övergången. Sätt gärna av en period för att testa och gå igenom det nya systemet innan det är skarpt läge. Stress gör det mesta svårare och har man provat och känner sig hemma i systemet är det mycket enklare att känna sig bekväm även när det är högt tempo.
- Fundera på vad en digitalisering innebär för era kunder och användare. Är målgruppen datorvan och teknisk eller behöver man vara extra tydlig i instruktionerna och börja informera om ändringarna i god tid? Kommer det att behövas support och vem kan i så fall sköta den? Lite planering hjälper alla att hitta rätt i den nya tillvaron.
- Välj en leverantör som kan ta ansvar för driften. Någon som tar ansvar för att systemet hålls igång är en trygghet och kräver större kunskap och insats än man kan tro.
- Glöm inte utbildningarna – och utbilda på rätt nivå. Se till att din leverantör erbjuder utbildningar både för nybörjaren och för den avancerade användaren. Köp hellre tre utbildningstillfällen med olika fokus så att alla inom organisationen lär sig systemet på rätt sätt. Det kommer garanterat att löna sig.