Ett av de tidskrävande momenten i manuell ansökningshantering är att behandla ofullständiga eller felaktiga ansökningar. Att gå igenom ansökningarna, skicka tillbaka de som behöver kompletteras och invänta returen för en ny genomgång kräver både tid och extraarbete. För många har denna punkt varit en av de viktigaste att lösa och kommit att bli en av de största vinsterna med digitaliseringen.
Registeruppslag i realtid
Genom tydliga och specifika kravställningar kan varje verksamhet själv styra vilken information som ska samlas in och på vilket sätt svaren ska redovisas. Ett förarbete som väl gjort lönar sig både i tid och arbetsinsats. En första sortering av sökande kan till exempel finnas vid ansökans start med hjälp av registeruppslag i realtid. Ofta finns krav på exempelvis boendeort eller åldersspann och med en enkel koppling till folkbokföringen möjliggörs en direkt koll som låter den sökande veta om han eller hon är berättigad att söka. Adressuppgifter kan på detta sätt också hämtas in per automatik, liksom att personuppgifterna kan säkerställas.
Tydliga instruktioner och automatisk guidning
Tydliga instruktioner och ett system som automatiskt guidar den sökande rätt och därtill ett erfaret supportteam gör det enkelt att ansöka digitalt. En kunnig support kan, utöver att hjälpa de sökande till korrekta ansökningar, också kartlägga var det eventuellt finns behov av en förädling i ansökningsprocessen. Det leder till en cirkulär process som hela tiden gör ansökningsförfarandet smidigare och effektivare, både för den sökande och den som hanterar ansökningarna.
Är din verksamhet redo för att prata digitala möjligheter? Kontakta oss så berättar vi mer om hur SBS Manager™ kan effektivisera er ärendehantering.