Vårt senaste projekt tillsammans med Adolf Lindgrens stiftelse mynnade ut i ny webb samt uppdatering och utökning av ansökningssystemet. De ansökningsformer som tidigare inte känts riktigt mogna för ett digitalt flöde har nu digitaliserats och webben har blivit en modern och användarvänlig plats för såväl bidragssökande som boende inom stiftelsens bostäder.
Utmaning
Stiftelsen äger och förvaltar aktier och räntebärande värdepapper samt fastigheten Centralpalatset i Örebro. De delar varje år ut stipendier och bidrag och ska enligt stadgarna dela ut en viss summa. Ett problem som blivit reellt på senare tid var att kännedomen om stiftelserna minskade, liksom antalet ansökningar.
Jenny Ågren är VD och berättar:
– Vi behövde börja marknadsföra oss bättre. Stiftelsen var osynlig men vi vill att Örebroarna ska känna till oss. Vi behövde hitta fler sökande så att vi kunde dela ut de pengar vi har avsatta för det.
Dessutom var webbsidan i stort behov av en uppdatering, både tekniskt och utseendemässigt. Målgrupperna är flera – dels de sökande som ska hitta information, komma till ansökningsportalen samt Centralpalatsets hyresgäster som behöver både information och kunna hantera ärenden via webben.
– Vi hade en omständlig webbsida som vi inte kunde hantera själva. Vi ville ha något modernt och tillgängligt, ta nya tag från grunden och med en ny grafisk profil som applicerades i ny webbplats.
Lösning
digiPlants målsättning var att lyfta webbplatsen med en modern plattform samt ett lättnavigerat gränssnitt som tydligt förmedlar stiftelsens uppdrag kring stipendier men även fastighetsansvaret för Centralpalatset. Stort fokus har lagts vid att förmedla en känsla av kvalitet och tillgänglighet inom de olika tjänsterna och dess skilda målgrupper oavsett om besökaren använder mobiltelefon, surfplatta eller en mer traditionell dator.
Stiftelsen lät ta fram en grafisk profil som blev utgångspunkten för den nya layoutens formspråk. Webbplatsen har byggts på webbpubliceringsverktyget WordPress med tillägg av en handfull väl etablerade plugins som tillhandahåller de möjligheter som krävs för en enkel men samtidigt stark etablering på Internet, idag och inom överskådlig framtid.
Sammansättningen skapar möjligheter till skräddarsytt innehåll för respektive kommunikationsområde och därmed enkel administration, kvalitetsstyrning samt effektivitet.
Resultat
Lanseringen av den nya webbplatsen gjordes koordinerat med en ökad annonsering i sociala medier. Målet var att öka synligheten och vägarna in till webbsidan, men även att vara mer tillgängliga och användarvänliga när man väl hittade dit. Så hur gick det då med antalet ansökningar?
– Vi fick rekordmånga sökande den efterföljande perioden, fyra gånger fler än vanligt, berättar Jenny.
En rejäl ökning med andra ord, som naturligtvis var en kombination av lyckad marknadsföring men också ett bra uppfång av de sökande som letade sig till webbsidan.
Blanketterna i ansökningssystemet har också fått en genomgång för att underlätta för de sökande att fylla i själva ansökan men även för administratörer och granskare att hantera dem.
– Vi har lagt ner mycket tid på dem och det märks för både de som söker och de som granskar. Frågorna i blanketten är matchade mot stadgarna för att förenkla bedömningsarbetet och det har gett effekt, säger Jenny.
Om vi inte hade haft en digitalt system hade vi drunknat i papper. Vi sparar tid och är en liten organisation som måste göra allt så effektivt som möjligt. Vi har planer på att försöka effektivisera ytterligare, att verkligen se till att använda systemets alla delar.
Responsen har även varit positiv hos hyresgästerna som uppskattar den nya sidan med förenklade funktioner.
Vill du veta mer om hur digiPlant och SBS Manager arbetar med kombinationen webbplatser och ansökningssystem och vilka fördelar det har? Tveka inte att kontakta vår Sales Manager Jonas Karlberg som gärna berättar mer.