SBS Manager™

5 hinder på den digitala resan – och hur du kommer förbi dem

Nära nog varje organisation som står inför en digital resa kommer att stöta på pucklar och gupp på vägen. Här är fem vanliga hinder – och tips på hur du smidigt leder verksamheten förbi dem.

5 hinder på den digitala resan – och hur du kommer förbi dem

1. Ovilja till förändringar

Motstånd till förändring är vanligt i många verksamheter och organisationer. En förutsättning för att skapa digital innovation att man lyckas få en genomgående positiv känsla inför det nya och att det finns ett gott samarbetsklimat. En förändring innebär nästan alltid nya lärdomar och nya rutiner – något som kan upplevas som krävande och kanske skrämmande. Här är förberedelse ofta A och O. Att veta vad som kommer förändras och hur kan hjälpa – samt att man har siktet långsiktigt inställt på målet och resultatet. Vägen dit kanske kommer innebära vissa hinder och gupp, men väl framme är den nya digitala tillvaron förhoppningsvis så pass mycket bättre att resan var värd det. 

2. Polarisering och snålt samarbete

En stor utmaning är att få till ett kunskaps- och kompetensutbyte inom organisationen. När det kommer till digitalisering kan man ofta urskilja en polarisering – de framåtsträvande optimisterna som främst ser möjligheterna samt de mer skeptiska tvivlarna som helst skulle fortsätta med samma trygga metoder som de hittills gjort. Trots olika ingångslägen kan det vara bra att hitta arenor för samarbete. Kanske har vurmarna framgångshistorier som kan vara betryggande för skeptikerna att höra? Har de genomgått en liknande förändring tidigare och kan berätta mer ingående vad man kan förvänta sig både när det kommer till hinder och vinster?

Konkret kan det vara bra att starta processen teoretiskt. Gå igenom vilka processer som kommer att omfattas, få ner de nya rutinerna på pränt och se till att hela organisationen är med på tåget. Inte sällan är grunden till motståndet en oro för att arbetet ska försvåras. Att säkra upp med utbildningar på olika nivåer både under och efter implementationen av en ny lösning är ofta nödvändigt för att man ska kunna tillgodogöra sig alla nya funktioner. 

3. Digital omognad

Digital mognad beskriver hur långt ett företag eller organisation kommit i sin digitala övergång i förhållande till sin omvärld och de verktyg som finns tillgängliga. De flesta har nått en högre digital mognad som privatpersoner än i sina yrkesroller. Man använder på det privata planet fler kommunikationsverktyg sm chatt, videosamtal och sociala medier än vad man gör i jobbet. Det är förvisso en bra förutsättning att de digitala intresset finns, men det är också nödvändigt att våga ta samma steg även på jobbarenan. 

Ett tips är att fokusera på ”early adopters” som har viljan att förändra och bli mer digitala. Genom att börja där kan mognaden sprida sig och få en positiv klang. Utmana gärna verksamheten genom att utforska och prova nya arbetssätt. Sikta framför allt på att komma ifrån de invanda arbetssätten som dränerar tid och som är mest ineffektiva. En snabbt positiv resultat kan sporra även den mest analoga medarbetaren. 

4. Ovana inköpare och system som kräver kompetens

Att köpa ett digitalt system kan vara en konst. Beroende på vilket system det gäller och vilka processer som ska digitaliseras kan det vara en riktigt svår konst. Och resultatet och resan dit är inte sällan avhängigt hur beställningen görs och hur projektet hanteras. 

En viss kompetens av digitalisering är naturligtvis bra att ha med sig som inköpare. Vi tycker dock inte att man kan förvänta sig att det ska vara en expert som sköter beställningen – rätt system och rätt säljare i andra änden ska kunna lotsa beställaren rätt och fungera som en guide fram till rätt lösning. Kompetensen handlar snarare om att kunna sin process och kunna vara delaktig i att se hur den ska implementeras i ett digitalt system. Genom att välja en leverantör eller samarbetspartner som har erfarenhet av liknande processer kan ni få hjälp att hitta rätt. Se även till att det erbjudas utbildningar på olika nivåer till samtliga som omfattas av de nya rutinerna. 

5. Felaktiga förväntningar 

En vanlig oro inför digitalisering är att ens egna arbetsuppgifter kommer att försvinna. Om allt blir digitalt och effektiviseringen så bra som man utlovas – innebär det då att de som arbetar blir överflödiga? Det korta svaret är nej. Få processer som digitaliseras blir så självgående att den mänskliga insatsen inte alls behövs. 

Denna förväntan kan naturligtvis också väcka motsatt känsla – om det nu är så effektivt som man säger, varför behöver vi ändå jobba?

Här kan det vara viktigt att under processen reda ut vad de nya arbetssätten innebär. Vem påverkas och hur? Vilken effekt är rimlig att vänta sig, och hur snabbt kommer man att känna sig nog hemma i arbetssätten för att de ska bidra till en effektivisering? Genom att gå igenom förväntningar och farhågor och redan från början försöka se var ett troligt slutresultat landar så kan en stor del av eventuell oro elimineras.

Prata gärna vidare med oss om hur en digitalisering kan se ut hos er eller läs våra 10 tips för en smidigare digitalisering