Bred insamling av enkäter inom Sveriges kommuner och landsting

Insamling av data från 290 kommuner och 21 landsting en lätt match för SKL med SBS Manager™.

Bred insamling av enkäter inom Sveriges kommuner och landsting

Lisa Minell arbetar på avdelningen för vård och omsorg inom Sveriges kommuner och landsting (SKL). Efter tre år med SBS Manager™ som ansökningssystem lät vi henne berätta om deras insamlingsprocess och vad som förändrats med SBS Manager™ – både för deras medlemmar och de själva som administratörer. Lisa är mitt inne i det intensiva efterarbetet men lyckas skapa en liten lucka för intervjun.

 

Vilka behov hade ni som gjorde er intresserade av att hitta ett nytt digitalt system för er enkätinsamling?

Lisa beskriver deras verksamhet där de samlar in enkäter från alla Sveriges kommuner och landsting med underlag om kvalitetsarbetet inom vården. Underlaget ska sedan granskas av Socialstyrelsen som förhoppningsvis godkänner underlaget så att de enskilda kommunerna och landstingen kan få prestationsmedel för sitt kvalitetsarbete.

– Första året var jag inte på plats men jag har ju fått veta hur det såg ut då. Man försökte med något enkätsystem från Google och mail och så var det pdf:er som skulle bifogas separat. Men med 290 kommuner och 21 landsting blev det en otrolig mängd data och det blev inte så bra. Det var oerhört tidskrävande att få styr på allt.

Lisa fortsätter berätta om vikten av att få allt samlat i ett säkert system.

– Vi behövde ett system som klarade av att samla allt på ett ställe och samla in den här datan på ett säkert sätt. Vi ville att vi som administratörer enkelt skulle kunna jobba och få fram datan direkt i systemet. Men även Socialstyrelsen behövde kunna vara i samma system för att granska enkäterna. Ja, vi behövde ha allt i samma system också för att få statistiskt underlag på ett enklare sätt.

 

På vilka sätt har SBS Manager™ varit till nytta för era medlemmar?

– Det har funnits ett tydligt ställe där de arbetar med att skicka in sitt underlag istället för flera. Det har varit fyra olika enkäter för kommuner och fem för landstinget. Fördelen nu är att de kan skicka med allt; kommentarer, bilagor och svara på frågor i ett och samma system. Vi hoppas att det gjort det tydligare för våra medlemmar.

Lisa pausar och säger sedan glatt:

– Vi tror också att detta gjort det möjligt för fler att faktiskt skicka in och komma med i granskningen. Vår ambition är ju att alla kommuner och landsting ska vara med och bli godkända så de kan fortsätta sina kvalitetsarbeten ute i kommunerna. Första året med SBS Manager™ var det 284 av landets 290 kommuner, om jag inte minns fel, som skickade in någon enkät. Det var många fler än första året, berättar Lisa.

Lisa berättar vidare om hur de hade specialönskemål kring att ge möjlighet att skapa endast ett användarkonto per kommun/landsting.

– Vi har begränsat SBS Manager™ så som det passar oss och det har varit både för- och nackdelar beroende på vem man frågar. I och med begränsningen om ett konto per kommun/landsting så kunde några medlemmar uppleva det som osmidigt men för oss var det en viktig kontrollfråga. Och det var vårt val att begränsa det och inget som var en brist i systemet.

 

På vilka sätt har SBS Manager™ varit till nytta för er internt?

– Ja, det har varit till ganska stor nytta, säger Lisa med en ton av underdrift och fortsätter:
– Det var ett enda kaos innan. Nu är det så smidigt att snabbt kunna gå in och se vad till exempel Bodens kommun skickat in och vad de saknar. Och då kan jag enkelt meddela dem vad de behöver komplettera med i systemet. Vi har stora datamängder och historiken sparas så när folk frågar efter vad de lämnade in, eller något annat från 2013 så kan jag lätt gå in och kolla det.

På tal om kontroll pratar Lisa vidare om vad god kontroll inneburit för deras service till medlemmarna.

– Det här systemet har gjort att vi, jag på baksidan, kan ha mycket bättre koll på vilka kommuner som har lämnat in och inte lämnat in och se vad som kanske saknas för att de ska bli godkända. Den kvalitetskollen gör att fler kan klara sig och bli godkända. Så det här systemet har gjort att vi från vår sida kan ge mer stöd till våra medlemmar; kommunerna och landstingen.

– Vi har ett väldigt högt tryck under en period. Då är det skönt att vi kan vara flera administratörer så att mina kollegor kan gå in lika enkelt. Och det är svårt att göra fel, ingen kan råka radera något, utan det känns säkert att låta någon gå in och titta även om de inte kan systemet fullt ut för det är så enkelt.

Lisa pausar en stund innan hon tar upp ytterligare en aspekt som de haft nytta av med SBS Manager™.

– Att Socialstyrelsen själva kan gå in och titta och granska, det är väldigt bra. Det har varit smidigt för oss att de kan gå in i samma system istället för att vi ska skicka stora filer och mappar till dem med all data. Ja, det är väldigt bra.

Hur har införandet av SBS Manager™ tagits emot av användarna, både era medlemmar och er internt?
– För oss internt var det inga problem. Vi var helt med på att det här var väldigt bra jämfört med förra årets kaos. Jag tror att många av kommunerna och landstingen aldrig upplevde vilket kaos det var tidigare så för några av dem var det svårare att förstå varför vi skulle ha ett nytt system. Många av våra medlemmar är användare som inte är särskilt IT-vana. Men många tyckte det var bra och nu är det ingen som ifrågasätter systemet utan alla är nöjda med det.

Jag undrar hur de hanterade de initiala svårigheten som några ändå hade och Lisa berättar att de fick prata med henne men att de var tydliga med att det här var enda sättet att skicka in på. Lisa guidade några och säger:

– De fick helt enkelt lära sig och det är faktiskt enkelt. De loggar in och väljer enkät och så har jag fått guida några av dem som varit IT-ovana. Det var inga större problem egentligen. Det var viktigt för oss att systemet inte skulle innebära några problem, det måste vara stabilt och hålla. Bara första året var det 284 av landets 290 kommuner som skickade in nån form av enkät så uppenbarligen fick de det att funka och jag behövde kanske hjälpa femtio. De allra flesta klarade ju att göra det på egen hand.

 

Vad förväntade ni er att reaktionerna från medlemmarna skulle bli?

– Det blev ungefär som förväntat. Man förväntar sig ett visst motstånd men man hoppas att de ska förstå att det här är så mycket bättre än året innan. Och säkrare. Dessutom kan de själva se vad de lämnat in och de får kvitto på att det lämnats in. Två år senare tycker de allra flesta att det är bra. Jag hör inga klagomål längre. Det var egentligen inga klagomål tidigare heller, mer lite motstånd innan man inser att man kan.

 

Vad är största skillnaden för er organisation med SBS Manager™ jämfört med utan?

– Att vi har ordning och reda. Vi har en stor mängd ansökningar. Under en period var det runt 1 100 enkäter som kom in. Nu är det lättarbetat. Vi får tag på det vi behöver snabbt och lätt. Det är största skillnaden.